Cos'è
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi permette di prendere visione ed estrarre copia dei documenti d’interesse e di quelli collegati allo stesso procedimento. L’accesso si esercita sui documenti nello stato in cui si trovano: non è possibile richiedere l'elaborazione di nuovi dati o la creazione di documenti non esistenti.
L’IPAB favorisce l’uso di strumenti telematici per garantire l’integrità e l’inalterabilità dei documenti trasmessi.
Documenti esclusi o limitati
Per tutelare la riservatezza (Legge 241/1990), l’accesso è escluso per:
- Rapporti informativi, selezioni psico-attitudinali e dati sulla salute o vita privata del personale.
- Accertamenti medico-legali e documentazione clinica di terzi.
- Atti di procedimenti penali/disciplinari in corso o inchieste ispettive.
- Corrispondenza privata e situazioni economico-finanziarie di persone o imprese.
- Pareri legali e atti di responsabilità giudiziaria.
- Protocolli e registri riservati per legge (salvo motivi di studio o ricerca statistica).
Eccezione: L'accesso è sempre garantito, nei limiti indispensabili, quando è necessario per la tutela o difesa di un proprio diritto. Se un documento è solo parzialmente riservato, verrà fornita una copia con l’oscuramento delle parti non accessibili (es. dati dei segnalanti in caso di esposti).
A chi è rivolto
Il servizio è destinato a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, collegato a una situazione giuridicamente rilevante. Possono presentare richiesta:
- Cittadini privati.
- Soggetti pubblici o privati.
- Associazioni, comitati e organismi portatori di interessi diffusi.
Come fare
L'accesso può essere esercitato in due modalità:
- Accesso Informale: Se non ci sono dubbi sull'identità del richiedente o sulla presenza di controinteressati, la richiesta può essere verbale rivolgendosi al servizio competente o alla Direzione Generale. Se possibile, l'accesso è immediato.
- Accesso Formale: Necessario in caso di dubbi sull'interesse o se sono presenti controinteressati. In questo caso va compilato un apposito modulo scritto e motivato.
- Gestione controinteressati: L’Ente avvisa i soggetti la cui privacy potrebbe essere compromessa. Questi hanno 10 giorni per presentare opposizione motivata.
Modalità di consultazione e ritiro
- Visione: Avviene in ufficio, negli orari di apertura, eventualmente alla presenza di personale. È consentito prendere appunti o trascrivere i testi, ma è vietato alterare o rimuovere i documenti.
- Ritiro copie: Può farlo il richiedente o un delegato (indicato nella richiesta). Le copie possono essere cartacee (semplici o conformi) o trasmesse telematicamente.
- Delega: Se non agisci personalmente, devi indicare le generalità del delegato nella richiesta.
- Archiviazione: Se le copie non vengono ritirate entro 15 giorni dalla disponibilità, la pratica viene archiviata.
Cosa serve
Per presentare una richiesta formale è necessario fornire:
- Dati identificativi del richiedente (e dell'eventuale delegato).
- Elementi precisi per individuare il documento richiesto.
- Motivazione dettagliata che spieghi l'interesse collegato e l'utilizzo previsto dei dati.
- In caso di richiesta da parte di un Avvocato per finalità difensive, è necessaria la verifica del mandato.
Tempi e scadenze
- Termine di conclusione: Il procedimento si conclude entro 30 giorni dalla richiesta formale.
- Richiesta incompleta: L'Ente avvisa il richiedente entro 10 giorni per le integrazioni necessarie.
- Differimento: L’IPAB può rinviare l’accesso se la conoscenza immediata dei documenti ostacola gravemente l'attività amministrativa (comunicando motivazione e durata).
- Diniego: In caso di rifiuto, l'Ente invia una comunicazione preventiva. Il richiedente ha 10 giorni per presentare osservazioni.
- Silenzio-Assenso negativo: Se dopo 30 giorni dalla richiesta (o dalle eventuali osservazioni) l'IPAB non risponde, la richiesta si intende rifiutata.